به منظور بهره‌مندی از امکانات موجود در کتابخانه بنیاد ایران‌شناسی، حفظ و نگهداری منابع و به کارگیری روش‌های هماهنگ در ارائه خدمات کتابخانه‌ای به کاربران، این آیین‌نامه در ۶ ماده و ۸ تبصره به شرح ذیل تنظیم شده است:
ماده ۱. شرایط عضویت در کتابخانه:
الف: اعضاءدائم :
دانشجویان، پژوهشگران، استادان و همکاران بنیاد ایران‌شناسی می‌توانند با ارائه مدارک زیر از منابع کتابخانه استفاده کنند:
- الف ـ ارائه معرفی‌نامه از مدیر گروه آموزشی یا معاونت‌های مربوط
- ب ـ یک قطعه عکس ۴*۳
- ج – تکمیل فرم تقاضای عضویت دائم
ب: اعضاء موقت:
دانشجویان و فارغ‌التحصیلان رشته‌های مرتبط با حوزه‌های تخصصی ایران‌شناسی شامل؛ رشته‌های علوم انسانی و سایر رشته‌های مربوط به ایران‌شناسی با تشخیص کتابخانه تخصصی، به مدت شش ماه با ارائه مدارک زیر به عنوان عضو موقت کتابخانه پذیرفته می‌شوند.
-
- الف ـ یک قطعه عکس ۴*۳
- ب ـ تکمیل فرم تقاضای عضویت موقت
- ج ـ دانشجویان با ارائه معرفی‌نامه از دانشگاه مربوطه و کارت شناسائی معتبر
- دـ فارغ‌التحصیلان با ارائه دانشنامه فارغ‌التحصیلی و تصویر آن و یا معرفی‌نامه از محل کار، به همراه کارت شناسائی معتبر
تبصره ۱- ثبت کدملی و کدپستی ده رقمی در فرم عضویت الزامی است.
تبصره ۲- همه اعضا موظف به رعایت مفاد مقررات کتابخانه و امضاء آن می‌باشند.
ماده ۲: اعتبار عضویت:
- ۲-۱. کارت عضویت برای دانشجویان تا پایان اشتغال به تحصیل است.
- ۲-۲. اعتبار کارت عضویت برای اساتید و کارکنان تا زمان اشتغال به کار در بنیاد است.
- ۲-۳. اعتبار کارت عضویت برای اعضای موقت شش ماه می‌باشد که در صورت لزوم قبل از اتمام اعتبار می‌توانند نسبت به تمدید آن اقدام نمایند.
ماده ۳: شرایط امانت‌گیری کتاب:
- ۳-۱. امانت کتابهای چاپی برای اعضای دائم، حداکثر تا۱۰ عنوان و به مدت ۱۵ روز امکان پذیر است.
- ۳-۲. امانت کتابهای چاپی برای اعضای موقت به کلی ممنوع است. این اعضاء می‌توانند از منابع کتابخانه در محل سالن مطالعه استفاده نمایند.
- ۳-۳. کتابهای مرجع، پایان‌نامه‌ها، نشریات ادواری، اسناد، گزارش‌ها و مواد دیداری – شنیداری فقط در سالن کتابخانه به امانت داده می‌شوند و خروج آنها از تالار مطالعه بکلی ممنوع است.
- ۳-۴. تالار مرجع کتابخانه با مخزن باز اداره می‌شود. اعضا می‌توانند هم زمان ۲ جلد کتاب مرجع را برای مطالعه از قفسه خارج و در صورت نیاز بیشتر، با هماهنگی کتابدار مرجع از امکانات بیشتری برخوردار شوند.
- ۳-۵. در صورتی که کتاب امانت گرفته شده در مهلت مقرر بازگردانده و یا تمدید نشود، جریمه نقدی دیرکرد به عضویت فرد عضو تعلق می‌گیرد.
- ۳-۶. اعضاء می‌توانند امانت کتاب را در صورت عدم تقاضا، تمدید کنند.
- ۳-۷. کتاب فقط به دارنده کارت امانت داده می‌شود.
- ۳-۸. در صورت مفقود شدن کارت عضویت، مراتب سریعاً به کتابخانه اطلاع داده شود.
تبصره ۱ ـ اساتید، پژوهشگران و کارشناسان بنیاد با ارائه معرفی‌نامه از مسئول بخش می‌توانند منابعی را که از آنها بیش از یک نسخه در کتابخانه موجود است و به عنوان ابزار کار پژوهشگر محسوب می‌شود، برای استفاده طولانی مدت به امانت ببرند.
تبصره ۲- کتابهای کمیاب و نایاب (که با برچسب زرد مشخص شده‌اند)، امانت داده نمی‌شوند و امکان مطالعه آنها فقط در سالن امکان‌پذیر است.
تبصره ۳- خروج منابع از کتابخانه ممنوع است و چنانچه فردی منابع کتابخانه را بدون اطلاع مسئول میز امانت از سالن خارج کند، به مسئولان ذیربط معرفی و از تمامی خدمات کتابخانه محروم خواهد شد.
تبصره ۴- دریافت و استفاده از منابع برای اعضاء موقت کتابخانه فقط با تحویل کارت شناسایی معتبر به مسئول میز امانت و در محل سالن مطالعه امکان پذیر است.
ماده ۴: مفقود شدن منابع:
در صورت مفقود شدن کتاب و یا آسیب رساندن به آن، امانت گیرنده موظف است اصل کتاب را تهیه و به کتابخانه تحویل نماید
تبصره ۱-تا زمان جبران خسارت، منابع جدید به فرد مذکور امانت داده نمی‌شود.
تبصره ۲- جبران خسارت از طریق ارائه نسخه کپی از اصل کتاب مورد تأیید نیست.
ماده ۵ ـ شرایط استفاده از سالن مطالعه:
- ۵-۱. مجموعه آثار و منابع کتابخانه جهت خدمات فرهنگی، علمی و پژوهشی فراهم گردیده است، لذا تلاش در حفظ و نگهداری منابع و تجهیزات کتابخانه الزامی است.
- ۵-۲. استفاده از کتابخانه فقط برای اعضا مجاز است.
- ۵-۳. رعایت سکوت و نظم هنگام مطالعه الزامی است.
- ۵-۴. رعایت شئونات فرهنگی، دینی و اجتماعی در محیط کتابخانه الزامی است.
- ۵-۵. خوردن، آشامیدن، صحبت با تلفن همراه و استعمال دخانیات در محل کتابخانه ممنوع است.
- ۵-۶. ورود به مخزن کتابخانه ونشریات به هر دلیل ممنوع است.
- ۵-۷. هرگونه عکسبرداری از منابع کتابخانه بدون داشتن مجوز ممنوع است.
- ۵-۸. مراجعه‌کنندگان می‌بایست قبل از ورود به کتابخانه کیف و دیگر وسایل شخصی (از جمله تلفن همراه) خود را در کمدهای موجود در خارج از تالار مطالعه قرار دهند.
ماده ۶- تسویه حساب:
- ۶-۱. اعضای کتابخانه در هنگام تسویه حساب لازم است کارت عضویت خود را به کتابخانه تحویل دهند.
- ۶-۲. تایید برگه تسویه حساب اعضای کتابخانه منوط به ارائه فرم تایید شده مسئول میز امانت و نشریات است.